Twee klanten die dezelfde aanhanger voor zaterdag hebben gereserveerd. Het overkomt bijna elk verhuurbedrijf een keer, en meestal ligt de oorzaak niet bij een slordige medewerker. Het zit in de manier waarop de verhuur wordt bijgehouden. Een agenda hier, een Excel-bestand daar, en een blocnote bij de balie waar de laatste wijziging in staat.
Waar dubbele boekingen ontstaan
In de praktijk komt het meestal neer op dezelfde handvol situaties:
- een telefonische reservering die pas aan het eind van de dag in de agenda belandt
- een klant die zijn huurperiode verlengt zonder dat de planning wordt bijgewerkt
- materiaal dat beschadigd terugkomt en toch als beschikbaar blijft staan
- twee medewerkers die tegelijk in verschillende lijsten kijken
Vooral die verlengingen zijn verraderlijk. Bij Rentpro merken ze dat een extra dag onschuldig lijkt, maar als je een paar honderd artikelen in omloop hebt, dan tikt het aantal dagen dat je onbedoeld dubbel verhuurt snel aan.
Eén database in plaats van vijf lijstjes
Het verschil zit in de vraag of je voorraad op één plek staat. Zodra een balieorder, een online bestelling en een verlenging in dezelfde database landen, is de beschikbaarheid meteen actueel voor iedereen die erin kijkt. Dat is precies waar verhuursoftware voor bedoeld is. Niet om je een extra administratieve stap te geven, maar om de stappen die je nu met de hand doet te laten vervallen.
Er zit ook een praktische kant aan. Als de pakbon, het magazijnoverzicht en de factuur uit dezelfde order rollen, dan hoef je die gegevens niet drie keer over te typen. Dat scheelt tijd op de drukke vrijdag, en het scheelt discussies achteraf over wat er nu precies is meegegeven.
Klanten regelen het liever zelf
Een groot deel van de verhuuraanvragen komt buiten kantoortijd binnen. Zoekt iemand op vrijdagavond nog een partytent voor het weekend en ziet hij op jouw site niet of die vrij is, dan belt hij maandag niet meer terug. Leveranciers die zich specifiek op de verhuursector richten, zoals Rentpro, bouwen hun webshop daarom op dezelfde planning als de back-office. Zo klopt wat de bezoeker ziet met wat er werkelijk in het magazijn staat.
Voor je vaste klanten kun je dat verder inrichten met een eigen inlog, afgesproken kortingen of bestellen op factuur, terwijl nieuwe klanten direct online afrekenen. Je borg en je cashflow zijn daarmee geregeld zonder dat je er iemand voor aan de telefoon hoeft.
Beginnen bij je drukste week
Wil je weten hoeveel je te winnen hebt, kijk dan naar je drukste week van vorig jaar. Tel hoe vaak je toen moest bellen om een reservering te verzetten, hoeveel offertes zonder reactie bleven liggen en hoeveel artikelen je hebt moeten inhuren omdat je eigen voorraad niet inzichtelijk was. Dat lijstje is meestal een stuk overtuigender dan welk rekenvoorbeeld dan ook.