Wil je bestanden automatisch back-uppen op Windows? Dat kan zonder dat je iedere keer zelf foto’s, documenten of andere belangrijke bestanden hoeft te kopiëren. Je stelt een vaste back-up in en controleert daarna regelmatig of alles goed werkt. Zo verklein je de kans dat je bestanden verdwijnen door een kapotte schijf, een fout tijdens het werken of een ander computerprobleem.
Een back-up is een extra kopie van je bestanden op een andere plek dan de oorspronkelijke map. Staat een document alleen op je laptop, dan ben je het mogelijk kwijt wanneer de laptop defect raakt. Met een automatische back-up maak je van gegevensbescherming een vast onderdeel van je computergebruik.
Waarom een automatische back-up handig is
Veel mensen weten dat een back-up belangrijk is, maar stellen het maken ervan steeds uit. Handmatig bestanden kopiëren kost tijd en je vergeet het gemakkelijk. Een automatische back-up werkt op de achtergrond volgens een vast schema. Daardoor hoef je er minder over na te denken.
Een goede back-up kan helpen bij verschillende situaties:
- Je laptop start niet meer op.
- Een harde schijf of SSD raakt beschadigd.
- Je verwijdert per ongeluk een belangrijk bestand.
- Een bestand raakt beschadigd door een fout of ongewenste software.
- Je wilt overstappen naar een andere computer.
Een back-up voorkomt niet elk probleem. Als je de enige kopie van een bestand op dezelfde computer bewaart, blijft dat bestand kwetsbaar. De reservekopie moet daarom op een andere schijf, een ander apparaat of een online opslagdienst staan.
Welke bestanden wil je bewaren
Begin niet meteen met de vraag welke instelling je moet kiezen. Bepaal eerst welke bestanden je echt niet kwijt wilt. Denk aan documenten, foto’s, video’s, administratie, schoolwerk en bestanden die je voor je werk gebruikt.
Op veel Windows-computers staan belangrijke bestanden in mappen zoals Documenten, Afbeeldingen, Bureaublad en Video’s. Controleer ook zelf waar je bestanden bewaart. Sommige mensen gebruiken bijvoorbeeld een aparte map op een tweede schijf of slaan bestanden rechtstreeks op in een programmamap.
Programma’s zelf hoef je meestal niet als gewone bestanden te back-uppen. Die kun je vaak opnieuw installeren. Persoonlijke gegevens, instellingen en projecten zijn meestal belangrijker. Bewaar ook informatie waarmee je toegang krijgt tot accounts op een veilige manier. Zet wachtwoorden niet zomaar in een onbeveiligd tekstbestand.
Een externe schijf gebruiken
Een externe harde schijf of SSD is een praktische keuze voor automatische back-ups. Je sluit de schijf met een kabel aan op je computer en laat Windows bepaalde mappen volgens een schema kopiëren. Je kunt de externe schijf daarna op een vaste plek laten liggen of na de back-up loskoppelen.
Loskoppelen heeft een belangrijk voordeel. Een externe schijf die altijd verbonden blijft, kan ook worden geraakt wanneer je computer wordt getroffen door ongewenste software. Je back-up staat dan wel op een ander apparaat, maar niet volledig buiten bereik. Koppel de schijf daarom los wanneer je haar niet nodig hebt, als dat bij jouw gebruik past.
Let bij het kiezen van een schijf vooral op voldoende opslagruimte en een betrouwbaar gebruik. Je hoeft niet automatisch de grootste of snelste schijf te kopen. Kijk eerst hoeveel ruimte je huidige bestanden innemen en hoeveel nieuwe bestanden je de komende tijd verwacht toe te voegen.
Bestanden automatisch back-uppen op Windows met Bestandsgeschiedenis
Windows beschikt over een ingebouwde functie die bekendstaat als Bestandsgeschiedenis. Met deze functie kun je persoonlijke bestanden op een externe schijf laten bewaren. Windows maakt daarbij op vaste momenten nieuwe kopieën van bestanden in geselecteerde gebruikersmappen.
De precieze namen van menu’s kunnen per Windows-versie iets verschillen. In grote lijnen werkt het instellen zo:
- Sluit een geschikte externe schijf aan op je computer.
- Open de instellingen van Windows.
- Zoek naar de instellingen voor back-up of Bestandsgeschiedenis.
- Kies de externe schijf als locatie voor de reservekopie.
- Controleer welke mappen worden meegenomen.
- Stel in hoe vaak Windows nieuwe kopieën moet maken.
Bekijk na het instellen of de back-up daadwerkelijk is uitgevoerd. Alleen een ingeschakelde functie is geen garantie dat alle bestanden op de juiste plek worden opgeslagen. Controleer ook of de gekozen mappen overeenkomen met jouw eigen werkwijze.
Controleer ook oudere versies
Een voordeel van een back-up met meerdere versies is dat je niet alleen de meest recente kopie hebt. Wanneer een bestand per ongeluk wordt aangepast of verwijderd, kun je soms een eerdere versie terugzetten. Dat is vooral handig bij documenten waaraan je regelmatig werkt.
Test deze functie een keer met een onbelangrijk voorbeeldbestand. Zo weet je waar je de hersteloptie vindt voordat je die echt nodig hebt. Een back-up die je nog nooit hebt teruggezet, moet je niet blind vertrouwen.
Een online back-up instellen
Een andere mogelijkheid is online opslag. Je bestanden worden dan via internet naar een beveiligde online omgeving gekopieerd. Dit kan handig zijn wanneer je bestanden op meerdere apparaten gebruikt of wanneer je geen externe schijf wilt aansluiten.
Controleer voordat je hiervoor kiest wel hoe de dienst werkt. Let op welke mappen automatisch worden gesynchroniseerd en welke mappen alleen handmatig worden opgeslagen. Synchronisatie is bovendien niet precies hetzelfde als een back-up. Als je een bestand op één apparaat verwijdert, kan die verwijdering soms ook naar andere apparaten worden doorgevoerd.
Een echte back-updienst bewaart vaak oudere versies of verwijderde bestanden gedurende een bepaalde periode. Lees de instellingen rustig door en kijk of die aanpak past bij jouw situatie. Bewaar belangrijke bestanden bij voorkeur niet op slechts één plek, ook niet wanneer die plek online is.
Een goede back-up is meer dan één kopie
Voor belangrijke bestanden is het verstandig om meerdere kopieën te gebruiken. Je kunt bijvoorbeeld een automatische back-up op een externe schijf combineren met een online kopie. Zo ben je minder afhankelijk van één apparaat of één opslaglocatie.
Houd bij het maken van een back-up rekening met drie vragen:
- Waar staat het oorspronkelijke bestand?
- Waar staat de eerste reservekopie?
- Kun je de bestanden nog terughalen als je computer en externe schijf tegelijk niet beschikbaar zijn?
Deze aanpak hoeft niet ingewikkeld te zijn. Voor veel thuisgebruikers is een automatische kopie naar een externe schijf al een grote verbetering. Voeg daar voor de belangrijkste documenten eventueel online opslag aan toe.
Hoe vaak moet je een back-up maken
De juiste frequentie hangt af van hoe vaak je nieuwe bestanden maakt of bestaande bestanden wijzigt. Werk je dagelijks aan documenten, dan is een dagelijkse back-up logisch. Gebruik je de computer vooral voor incidentele taken, dan kan een minder vaak terugkerende kopie voldoende zijn.
Denk vooral na over hoeveel werk je maximaal opnieuw wilt doen. Als je alleen wekelijks een back-up maakt, kun je bij een probleem mogelijk enkele dagen aan wijzigingen verliezen. Wie iedere dag belangrijke bestanden bewerkt, heeft meestal meer aan een korter interval.
Een automatische instelling werkt alleen wanneer de opslaglocatie beschikbaar is. Staat de externe schijf meestal in een kast, dan kan de computer geen nieuwe kopie maken. Maak daarom een werkwijze die bij je dagelijks gebruik past.
Controleer of je back-up werkt
Een melding dat de back-up is ingeschakeld, zegt niet alles. Controleer af en toe de datum van de laatste back-up en kijk of nieuwe bestanden daarin voorkomen. Open op de back-upschijf een kopie van een bestand om te controleren of die leesbaar is.
Je kunt ook een eenvoudige test uitvoeren:
- Maak een klein testbestand in een map die je back-upt.
- Wacht tot de automatische back-up is uitgevoerd.
- Controleer of het bestand op de reservekopie staat.
- Verwijder het testbestand eventueel van de computer.
- Probeer het bestand terug te zetten vanuit de back-up.
Gebruik voor deze test geen bestand dat je echt nodig hebt. Door regelmatig te testen ontdek je op tijd of een schijf niet meer wordt herkend, een map is overgeslagen of een instelling is veranderd.
Veelgemaakte fouten bij back-ups
Een veelvoorkomende fout is dat mensen alleen hun bureaublad back-uppen. Op dat bureaublad staan vaak snelkoppelingen, terwijl het echte bestand ergens anders staat. Controleer daarom de locatie van je documenten in plaats van alleen naar de naam van de map te kijken.
Een andere fout is dat de back-up op dezelfde interne schijf staat als het origineel. Dat helpt niet wanneer die schijf defect raakt. Ook een permanente verbinding met één externe schijf biedt geen volledige bescherming tegen diefstal, schade of ongewenste software.
Vergeet daarnaast niet om de opslagruimte te controleren. Wanneer de schijf vol raakt, kunnen nieuwe back-ups mislukken. Verwijder oude kopieën alleen als je zeker weet dat je voldoende recente en bruikbare versies overhoudt.
Zo houd je het eenvoudig
Je hoeft geen technisch expert te zijn om je bestanden beter te beschermen. Begin met de mappen die voor jou het belangrijkst zijn en kies één duidelijke back-upmethode. Geef de externe schijf een vaste plek en plan een moment om de werking te controleren.
Gebruik je meerdere computers, stel dan per computer vast welke bestanden lokaal staan. Controleer ook of bestanden die je via een online dienst gebruikt werkelijk offline beschikbaar zijn wanneer dat belangrijk is. Een duidelijke mappenstructuur maakt het instellen en controleren eenvoudiger.
De beste back-up is uiteindelijk de back-up die automatisch wordt uitgevoerd, op een andere plek staat en af en toe wordt getest. Stel dit daarom niet uit tot na een computerprobleem. Met een paar vaste instellingen bescherm je bestanden waar je anders veel tijd aan kwijt kunt zijn om ze opnieuw te maken.